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企业是一群人的团队协作,如何把这群人的智慧和力量有效地凝聚起来,会议这种方式便由此而生,而会议室自然就成为重要的沟通场所。
会议能够帮助员工贯彻企业决议、制订工作计划、督导项目执行、反馈组织意见,是企业沟通协作的重要平台。但是当会议室数量跟不上会议频率时,势必对企业运作造成极大阻碍。
方案挑战
会议室在工作中的功能并不只是开会,还包括了访客接待、招聘面试、学习培训等,甚至还可能是视频会议、推广直播的主要场所。
目前企业运作,围绕会议室存在着许多问题:
会议室资源不足,各种会议撞车;员工到处找空闲会议室,浪费时间精力;会议通知麻烦,且容易漏人;开会常被打断,因为别人也在找会议室;行政管理人员不清楚会议室使用情况;会议室资源使用不合理;开会拖沓,时间冗长等。
方案部署
星纵智能会议室预约系统基于云端,方案部署简单快捷,没有复杂的软件安装过程,管理员只需登录电脑浏览器即可完成整体配置。
会议室门口安装智慧电子门牌,接入网线联入企业网络。
管理员电脑登录云端管理平台,设置会议室、用户等参数,并激活智慧电子门牌。
功能亮点
1、高效快捷的预约系统
支持PC端、手机端、电子门牌三端预约会议室。
预约界面一目了然展现所有会议室状态与时间安排。
提供多条件检索,用户可按时间、地点、可容纳人数、配备设施、占用情况快速筛选最适合的会议室。
除了普通预约模式外,还支持周期会议预约。
2、直观明了的电子门牌
配备10.1” LCD触摸屏门牌,提供千兆网口,支持WIFI、POE供电、蓝牙4.0。
实时展现当前会议室状态与日程安排,并内置三色氛围灯联动会议室状态。
支持用户在门牌上直接触控进行签到、签退、会议室预约或立即开会操作。
3、及时全面的会议通知
支持自动发送会议通知至用户邮箱或企业微信,帮助与会人员及时掌握会议信息变化。
通知内容包括:预约成功、预约撤销、会前提醒、签到提醒、会议室释放、会议即将结束等,用户可灵活选择。
4、灵活便利的管理模式
提供基于云端登录管理后台,支持系统自建,对接企业微信、Microsoft365。
支持批量导入会议室,设置会议室类型(预约、专用、禁用)。
可批量添加用户,提供树形组织架构,完整展示用户列表,并支持用户搜索。
方案价值
1、优化开会预约方式
提供高效灵活的全新预约平台,员工通过手机、电脑即可快速预约适合的空闲会议室,彻底告别 “找、看、等、抢”的传统开会方式,提升开会效率。
2、会议室资源利用率，化
星纵智能会议室预约系统能够帮助企业更好的协调部门间会议,避免时间冲突;同时提供多条件筛选,使得每个会议都能找到，需求的会议室,企业办公资源得到充分合理使用。
3、完善会议室管理
系统实时展现所有会议室使用情况与预约安排,管理员能够对所有会议室进行分类以推动规范化使用,同时可标明每间会议室的可容纳人数、可使用设备等信息,方便预约筛选,最终摆脱传统人工低效管理。
4、提升企业形象价值
配备智慧电子门牌,可自定义企业LOGO,显示会议室状态、会议主题等内容,并支持触屏操作,美观融合科技,彰显企业品牌形象。
